Hysbysiad Preifatrwydd AaGIC ar gyfer Hyfforddeion WDTFT - Atodiad 1

Nod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw bod yn dryloyw ynghylch pa ddata personol y bydd y GIG yn ei gasglu amdanoch chi, sut fydd yn cael ei brosesu a’i storio, am ba hyd y bydd yn cael ei gadw a phwy fydd â mynediad i’ch data.

Mae’r GIG yn rheolydd data o ran y data personol sydd ganddo am Hyfforddeion WDTFT yng Nghymru.

Data personol yw’r wybodaeth sy’n golygu bod modd adnabod unigolyn yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, pan fo’r wybodaeth yn cael ei darllen ar y cyd â data arall ym meddiant y rheolydd data.

O 25 Mai 2018, disodlodd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y Ddeddf Diogelu Data 1998, a dyma fydd y prif ddarn o ddeddfwriaeth yn y DU ynghylch data personol. Bydd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yn berthnasol i’r GIG.

Dylai Therapyddion Sylfaen gadw mewn cof bod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r holl waith prosesu data personol mewn perthynas â’ch swydd yn AaGIC.
 

Pam mae eich data personol yn cael ei gasglu

Cesglir eich data personol, a bydd yn cael ei storio, at y dibenion canlynol:  

• Cefnogi’r gwaith o reoli rhaglenni hyfforddiant – bydd data personol a gesglir at y diben hwn yn cael ei gadw yn eich ffeil hyfforddiant, a fydd fel arfer yn cynnwys eich data recriwtio (e.e. ffurflen gais) ac unrhyw gyfathrebu sylweddol a gwybodaeth sy’n berthnasol i reoli eich hyfforddiant ac addysg yn effeithiol.
• Rhoi sicrwydd ansawdd i Raglenni hyfforddiant a gwneud yn siŵr bod safonau’n cael eu cynnal.
• Cynnal diogelwch cleifion drwy’r pryderon am berfformiad – mae’n bosibl y bydd eich manylion personol yn cael ei rannu gyda’r Cyngor Deintyddol Cyffredinol (GDC) pe bai unrhyw bryderon sylweddol ynghylch eich ffitrwydd i ymarfer.
• Cyfathrebu â chi am gyfleoedd hyfforddiant, digwyddiadau, arolygon a gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i chi.
• Hwyluso dull tryloyw o ran Hyfforddiant WDTF yng Nghymru.
• Cefnogi a rhoi cyngor i bob rhanddeiliad sydd ynghlwm wrth Hyfforddiant WDTF yng Nghymru.
• Gwneud yn siŵr ein bod yn gallu darparu gofal lles / bugeiliol os oes angen.
• Gwybodaeth am ddiogelu.

 

Cynhelir swyddogaethau AaGIC er budd y cyhoedd. Mae angen prosesu data personol er mwyn cynnal y swyddogaethau hynny. Ymhlith y data personol sensitif a allwn fod angen ei rannu mae gwybodaeth ynghylch eich iechyd neu gofnod troseddol, os bydd angen i’r GDC neu eich cyflogwr gael gwybod.

 

Sut fydd eich data personol yn cael ei gasglu

Cesglir eich data personol pan fyddwch chi’n gwneud cais ar gyfer y Rhaglen Hyfforddiant WDTF, a chyflwyno’r Contract Hyfforddiant WDTF.

 

Sut fydd eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel

Dim ond TPD WDTF a’r Swyddog Gweinyddol yn y GIG sy’n gallu cael mynediad i’ch data personol. Bydd eich data personol yn cael ei gadw am chwe blynedd ar ôl i chi adael eich rôl. Bryd hynny, bydd eich data personol yn cael ei ddinistrio yn gyfrinachol ac mewn modd diogel.

 

Sut a pham allai eich data personol gael ei rannu 

Cedwir y wybodaeth hon mewn cronfa ddata electronig â mynediad cyfyngedig iddi. Mae’n bosibl y bydd eich data personol yn cael ei rannu gyda’r canlynol –

• Llywodraeth Cymru
• Trydydd partïon at ddibenion adrodd neu ymchwil, a rheoli gwasanaethau megis portffolios.

Bydd y GIG (AaGIC) yn rhannu eich data personol â thrydydd partïon drwy ddefnyddio platfformau diogel yn unig, a lle bo angen i reoli eich rôl Goruchwylydd Addysgol, er enghraifft problemau perfformiad a chofrestru proffesiynol, uniondeb neu faterion ynghylch taliadau.

Ni fydd y GIG (AaGIC) yn trosglwyddo’ch data oni bai ei fod yn fodlon ar y materion canlynol:

1.         Mae sail gyfreithiol a theg dros rannu eich data personol gyda’r trydydd parti.   

2.         Bydd y data yn cael ei drin gan y trydydd parti yn unol â chyfraith diogelu data.

Lle bo’r data’n cael ei ddefnyddio at ddibenion dadansoddi a chyhoeddi gan dderbynnydd neu drydydd parti, bydd unrhyw gyhoeddiad yn ddienw ac ni fydd modd adnabod unrhyw unigolyn. Golyga hyn nad yw’r data’n ddata personol mwyach.  

Gall trydydd partïon gynnwys y sefydliadau canlynol: Cymdeithas Ddeintyddol Prydain (BDA), Llywodraeth Cymru, GDC

 

Eich hawliau a chyfrifoldebau

Mae’n bwysig eich bod yn cydweithio â ni i wneud yn siŵr bod yr wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol, felly rhowch wybod i AaGIC ar unwaith os oes angen cywiro neu ddiweddaru unrhyw ddata personol.

Fel arfer, bydd AaGIC yn cyfathrebu â chi dros e-bost. Felly, mae’n hanfodol bod gennych gyfeiriad e-bost effeithiol a diogel, neu mae’n bosibl na fydd gwybodaeth yn eich cyrraedd chi.  

Ar unrhyw adeg, os hoffech dderbyn copi o’ch data personol sydd ym meddiant AaGIC, gallwch gyflwyno cais gwrthrych i wybodaeth yn ysgrifenedig.

Mewn rhai achosion, bydd gennych hawl i wrthod prosesu sy’n debygol o achosi niwed neu drallod i chi, neu unrhyw benderfyniadau a wneir yn awtomataidd a allai gael effaith sylweddol arnoch chi. 

Mae gennych hawl hefyd i wneud cais i ddata personol anghywir gael ei gywiro, ei flocio, ei ddileu neu ei ddinistrio.

Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau hyn, neu os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch y ffordd mae eich data personol yn cael ei brosesu, cysylltwch ag AaGIC.

Os hoffech ddysgu mwy am ddiogelu data, ewch i wefan y Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae’r ICO yn ymdrin â chwynion ynghylch sut mae rheolwyr data wedi delio â materion gwybodaeth, ac yn cynnwys canllawiau defnyddiol.