Hysbysiad Preifatrwydd AaGIC ar gyfer Hyfforddeion Deintyddol Arbenigol

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw darparu tryloywder ynghylch pa ddata personol y bydd AaGIC yn ei gasglu amdanoch chi, sut bydd yn cael ei brosesu a’i storio, am faint y bydd yn cael ei gadw a phwy fydd yn cael mynediad at eich data.

Mae AaGIC yn rheolydd data mewn perthynas â’r data personol sydd ganddo ynghylch Deintyddion yng Nghymru.
Mae data personol yn wybodaeth y gellir adnabod unigolyn ohoni naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol pan fydd y wybodaeth yn cael ei darllen ar y cyd â data arall sy’n cael ei ddal gan reolydd data.
O 25 Mai 2018 ymlaen, disodlwyd Deddf Diogelu Data 1998 gan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a dyma’r prif ddarn o ddeddfwriaeth yn y DU sy’n ymwneud â data personol. Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn berthnasol i AaGIC.
Dylai Hyfforddeion Deintyddol Arbenigol fod yn ymwybodol fod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r holl brosesu data personol y mae AaGIC yn ei wneud mewn perthynas â’ch rôl neu’n deillio ohoni.
 

Pam mae eich data personol yn cael ei gasglu

Caiff eich data personol ei gasglu a’i gadw at y dibenion canlynol:

• cefnogi’r gwaith o reoli’r rhaglenni hyfforddi – bydd data personol a gesglir at y diben hwn yn cael ei gadw yn eich ffeil hyfforddi, a fydd fel arfer yn cynnwys eich data recriwtio (ffurflen gais, dogfennau recriwtio ac unrhyw gofnodion mewnfudo), crynodeb o’r Cofnod Blynyddol o Ddilyniant Cymhwysedd (ARCP) ac unrhyw wybodaeth a deunyddiau cyfathrebu pwysig sy’n berthnasol i reoli eich hyfforddiant yn effeithiol
• sicrhau ansawdd rhaglenni hyfforddi a sicrhau bod safonau’n cael eu cynnal – drwy dimau sicrhau ansawdd lleol a chenedlaethol fel cyfleoedd adborth ar ôl pob Diwrnod Astudio gyda Chyfarwyddwyr Rhaglenni Hyfforddi
• pennu targedau cynllunio gweithlu – gellir defnyddio eich data i bennu meysydd y gallwn ganolbwyntio arnynt i helpu i adeiladu’r gweithlu deintyddol yng Nghymru

• cynnal diogelwch cleifion drwy reoli pryderon ynghylch perfformiad – mae’n bosibl y bydd eich manylion personol yn cael eu rhannu â’r Cyngor Deintyddol Cyffredinol os bydd pryderon sylweddol ynghylch eich addasrwydd i ymarfer
• cyfathrebu gyda chi ynghylch cyfleoedd hyfforddi, digwyddiadau, arolygon, gweithgarwch e-Bortffolio a gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i chi
• hwyluso dull tryloyw o ymdrin â Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol yng Nghymru
• cefnogi a chynghori’r holl randdeiliaid sy’n ymwneud â Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol yng Nghymru
• sicrhau ein bod yn gallu darparu gofal bugeiliol/lles Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol os oes angen
• gwybodaeth ddiogelu
• cael gafael ar adnoddau llyfrgell

Mae swyddogaethau AaGIC yn cael eu cyflawni er budd y cyhoedd. Mae angen prosesu data personol Hyfforddai Deintyddol Arbenigol at ddibenion y swyddogaethau hynny. Mae data personol sensitif y mae’n bosibl y bydd angen i ni ei rannu yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch iechyd neu eich cofnod troseddol os bydd angen i’ch cyflogwr neu’r Cyngor Deintyddol Cyffredinol fod yn ymwybodol ohonynt.

 

Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu

Cesglir data personol pan fyddwch yn mynd i mewn i broses Recriwtio Leol neu Genedlaethol Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol ac yn cyflwyno'r Arbenigedd Deintyddol. Mae data personol hefyd yn cael ei gasglu a’i storio ar y Portffolio Datblygiad Personol Electronig (EPDP) yn unol â pholisi rheoli cofnodion Health Education England (HEE) a chofrestr cadw cofnodion y GIG yng nghod ymarfer rheoli cofnodion y GIG.

 

Sut mae eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel

Mae mynediad at eich data personol wedi’i gyfyngu i’r tîm awdurdodedig yn Health Education England (HEE) a’r Tîm Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol yn AaGIC.

Bydd eich data personol yn cael ei gadw am chwe blynedd ar ôl i chi adael eich rôl Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol. Bryd hynny, bydd eich data personol yn cael ei ddinistrio’n gyfrinachol ac yn ddiogel.

 

Sut a pham y gellir rhannu eich data personol

Cedwir y wybodaeth hon mewn cronfa ddata electronig gudd gyda mynediad cyfyngedig.

 

Mae’n bosibl y bydd eich data personol yn cael ei rannu â’r canlynol:
 

• Llywodraeth Cymru
• Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (NWSSP)
• Awdurdod Gwasanaethau Busnes y GIG (NHSBSA)
• Byrddau Iechyd Lleol
• Health Education England (HEE) – ar gyfer y Portffolio Datblygiad Personol Electronig (EPDP)
• Pwyllgor Cyfarwyddwyr a Deoniaid Deintyddol Ôl-raddedig (COPDEND)
• Trydydd partïon at ddibenion adrodd neu ymchwil

Dim ond drwy ddefnyddio sianeli diogel y bydd AaGIC yn trosglwyddo eich data personol i drydydd partïon, a phan fydd ei angen i reoli eich rôl Hyfforddiant Deintyddol Arbenigol, er enghraifft materion sy’n ymwneud â pherfformiad a chofrestru proffesiynol a gonestrwydd neu faterion sy’n ymwneud â thaliadau.

 

Ni fydd AaGIC yn trosglwyddo eich data oni bai ei fod yn fodlon ar y materion canlynol:

1. Bod sail deg a chyfreithlon dros rannu eich data personol â’r trydydd parti
2. Bydd y data’n cael ei drin gan y trydydd parti yn unol â’r gyfraith ar ddiogelu data

 

Pan fydd y data’n cael ei ddefnyddio i’w ddadansoddi a’i gyhoeddi gan dderbynnydd neu drydydd parti, bydd unrhyw gyhoeddiad yn ddienw ac yn ei grynswth ac ni fydd modd adnabod unrhyw unigolyn. Bydd hyn yn golygu bod y data’n peidio â bod yn ddata personol.

Gall trydydd partïon gynnwys y sefydliadau canlynol, er nad yw’n rhestr gynhwysfawr: Cymdeithas Ddeintyddol Prydain (BDA), Llywodraeth Cymru, y Cyngor Deintyddol Cyffredinol (GDC), Iechyd Galwedigaethol, Arolygiaeth Iechyd Cymru (AIC).

 

Eich hawliau a’ch cyfrifoldebau

Mae’n bwysig eich bod yn gweithio gyda ni i sicrhau bod y wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol, felly rhowch wybod i AaGIC ar unwaith os oes angen diweddaru neu gywiro unrhyw ddata personol.

Fel arfer, bydd pob gohebiaeth gan AaGIC yn cael ei hanfon drwy e-bost. Felly, mae’n hanfodol eich bod yn cadw cyfeiriad e-bost effeithiol a diogel neu efallai na fyddwch yn cael gwybodaeth.

Os ydych chi’n dymuno cael copi o’ch data personol sy’n cael ei gadw gan AaGIC unrhyw bryd, gallwch gyflwyno cais am fynediad at ddata gan y testun yn ysgrifenedig.

Mewn rhai amgylchiadau prin, mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu sy’n debygol o achosi niwed neu drallod i chi, neu unrhyw benderfyniadau a wneir drwy ddulliau awtomataidd sy’n effeithio’n sylweddol arnoch chi.

Mae gennych hefyd hawl i gywiro, rhwystro, dileu neu ddinistrio data personol anghywir.

Os ydych chi’n dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn neu os oes gennych chi unrhyw bryderon ynghylch sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, cysylltwch ag AaGIC.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am ddiogelu data, ewch i wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn delio â chwynion am sut mae rheolwyr data wedi delio â materion sy'n ymwneud â gwybodaeth ac mae'n darparu canllawiau defnyddiol.